Les durees de conservation
Deux durees, et elles vont en sens contraire
La duree d utilite administrative (DUA) est un PLANCHER. Le code du patrimoine (art. L. 211-1 et L. 211-4) fait des documents « y compris les donnees » produits par un etablissement public des archives publiques. L instruction de tri n° 2005-003 du 22 fevrier 2005, en vigueur et valant « en particulier pour les archives electroniques », dit que le document ne peut pas etre detruit pendant cette periode.
La duree RGPD est un PLAFOND. L article 5.1.e demande de ne pas conserver au-dela du necessaire. C est l inverse exact du reflexe archivistique.
Et aucune destruction n est possible sans bordereau vise. Guide CNIL/SIAF de juillet 2020 : aucune destruction de donnees ne peut etre realisee sans un bordereau d elimination vise par le responsable du controle scientifique et technique, et aucune anonymisation sans son accord. Pour un EPLE, l autorite competente est le directeur des archives departementales.
⚠ Ce module ne detruit rien et n a aucune purge. Il decrit des durees, il n en applique aucune.
Le referentiel des durees d utilite administrative
⚠ Il est consulte, jamais applique tout seul. Le produit propose une valeur sourcee ; c est un humain qui la reprend, et la fiche porte alors sa propre source. Pre-remplir automatiquement ferait entrer au registre des durees que personne n a lues.
⚠ Ces lignes sont celles que le dossier juridique a relevees au texte, et aucune autre. Le referentiel complet de l instruction 2005-003 n a pas ete depouille : ce qui n y est pas doit etre cherche, pas suppose.
| Document | DUA (plancher) | A compter de | Sort final | Module Escol concerne |
|---|---|---|---|---|
| Certificats medicaux | 1 an | Fin de l annee scolaire | elimination | EPS Manager (dispenses) |
| Conventions de stage sans incidence financiere | 2 ans | Fin de la periode | elimination | PFMP Manager |
| Dossiers medico-scolaires | 30 ans | DATE DE NAISSANCE de l eleve | elimination | Aucun module Escol : aucune donnee de sante ne circule |
| Emplois du temps | 1 an | Fin de l annee scolaire | elimination | EDT Escol |
| Fichier des eleves | 50 ans | Sortie de l eleve | conservation_definitive | EPS Manager, Escol Socle |
| Registres d appel | 10 ans | Fin de l annee scolaire | elimination | EPS Manager |
| Sorties et voyages scolaires | 2 ans | Fin du voyage | elimination | EPS Manager (stage kayak) |
Ce que le registre porte reellement
⚠ 1 regle(s) posent un plafond RGPD sans que le plancher archivistique soit connu. C est l etat le plus dangereux du produit : appliquer un plafond sans connaitre le plancher peut faire detruire de l archive publique avant son terme.
| Traitement | Document | DUA — plancher | Duree RGPD — plafond | Lecture | Destruction |
|---|---|---|---|---|---|
| RGPD-2026-001 Tenue du registre des activites de traitement (article 30) | Fiches du registre des traitements | non sourcee | non tranchee | Ni duree d utilite administrative, ni duree RGPD. Le produit n en invente aucune : ce qui n est pas source reste vide et visible. | interdite : bordereau non vise |
| RGPD-2026-001 Tenue du registre des activites de traitement (article 30) | Journal des actions et des refus | non sourcee | 5 ans | ⚠ Une duree RGPD est posee, mais la duree d utilite administrative n est pas sourcee. Appliquer ce plafond sans connaitre le plancher peut faire detruire de l archive publique avant son terme. Cherchez la DUA dans l instruction de tri n 2005-003 avant toute suppression. | interdite : bordereau non vise |
| RGPD-2026-002 Emission et remise d un identifiant de correlation entre modules (IPE) | Ligne d identifiant de correlation | non sourcee | non tranchee | Ni duree d utilite administrative, ni duree RGPD. Le produit n en invente aucune : ce qui n est pas source reste vide et visible. | interdite : bordereau non vise |